Przejdź do treści

Przebudowa systemu wycen, którego nikt nie chciał ruszać

TL;DR

Diagnoza

Wyceny customowego opakowania nie da się zrobić prosto. Jedno zamówienie może mieć wiele pozycji, każda w kilku wariantach (rozmiar, materiał, nadruk, ilość), każda wyceniana z jednego z trzech źródeł, z decyzją o marży na końcu. Celem nie było usunąć tę złożoność — nie da się. Celem było zabić tarcie wokół niej: sales przepisywał te same dane zamówienia do drugiego systemu i czekał dni na liczbę. Zostawiłem więc gęstość (to power-userzy) i zaatakowałem tarcie — scaliłem przekazanie między systemami i poukładałem wyceny w trzy jasne ścieżki na miejscu budowania oferty.

flowchart TD
    subgraph Przed["Przed"]
        A1["Sales wpisuje zamówienie<br/>do systemu wycen"] --> A2["Dostaje ceny"]
        A2 --> A3["Ręcznie przepisuje wszystko<br/>do systemu ofert"]
        A3 --> A4["Klient czeka dni"]
    end
    subgraph Po["Po"]
        B1["Klient wpisuje pozycje<br/>i warianty"] --> B2["Sales wybiera 1 z 3 ścieżek wyceny<br/>na miejscu budowania oferty"]
        B2 --> B3["Oferta gotowa<br/>tego samego dnia"]
    end

    classDef good    fill:#e6f2ea,stroke:none,color:#1f4d33,rx:14,ry:14
    classDef bad     fill:#faeaea,stroke:none,color:#5f2626,rx:14,ry:14
    classDef accent  fill:#27272a,stroke:#3f3f46,stroke-width:1px,color:#fafafa,rx:14,ry:14
    class A1,A2,A3,A4 bad
    class B1,B2 good
    class B3 accent
    style Przed fill:transparent,stroke:#a1a1aa,stroke-width:1px,rx:14,ry:14
    style Po fill:transparent,stroke:#a1a1aa,stroke-width:1px,rx:14,ry:14
    linkStyle default stroke:#a8a8b3,stroke-width:1.5px

Co zrobiłem

Wyniki

Problem

Co było zepsute w wycenianiu customowych opakowań?

Zamówienia customowe (high-touch) — wszystko, co nie z półki — wymagały wyceny przez człowieka. Sales manager wpisywał zamówienie do systemu wycen, dostawał ceny, a potem ręcznie przepisywał wszystko do osobnego systemu ofert, żeby zbudować wycenę dla klienta. Customowa wycena trwała dni; sales siedział zablokowany w środku, a klient mógł odejść. Dwa systemy, jedno ręczne przepisywanie, dni czekania.

Dlaczego po prostu nie uprościć ekranu?

Bo złożoność jest realna i należy do użytkownika. Customowe zamówienie faktycznie ma pozycje, każda z wariantami, każda wyceniana z innego źródła, z decyzją o marży na końcu. „Uprość i dodaj pustą przestrzeń” ukryłoby rzeczy, które sales manager musi widzieć, żeby zdecydować szybko. Wygrana była gdzie indziej — w tarciu wokół wyceny, nie w samej wycenie.

Moja rola / zakres

Proces

Kluczowe decyzje i trade-offy

ŚcieżkaCzasKiedy stosowana
Instant z APIsekundylekko niestandardowe customizacje
Platforma dostawców (1 klik)1–2 dni, status na żywośredni przypadek
Ręczniedni, po negocjacjinaprawdę customowe transakcje
flowchart LR
    A["System wycen"] --> B["System ofert"]
    D["Platforma dostawców"] --> B
    C["Portal klienta"] -->|"osadzony element, zależność złapana późno"| D

    classDef info    fill:#e9eff8,stroke:none,color:#1e3a5f,rx:14,ry:14
    classDef bad     fill:#faeaea,stroke:none,color:#5f2626,rx:14,ry:14
    class A,B,D info
    class C bad
    linkStyle default stroke:#a8a8b3,stroke-width:1.5px

Jak to się skończyło

Czas wyceny spadł z rzędu dni do tego samego dnia. A wolumen sprzedaży high-touch został utrzymany przy ~20% mniejszym zespole sales managerów, w dołku, gdzie naturalnie się kurczało. Najtrudniejsza część projektu nie była ekranem — to była koordynacja cross-system za nim (platforma dostawców, portal klienta, kilka zespołów backendu). To wydłużyło oś czasu; sam design był prostą częścią, gdy już tarcie było jasne.

Co z tego wyniosłem